Mientras saqueaba su sótano en rebusca de adornos navideños, tal vez encontró cajas de documentos del extremo milenio. Y entonces probablemente te hayas preguntado: “¿No podría simplemente tirarlos?”.
Las empresas y los gobiernos suelen tener políticas de retención de documentos. La mayoría de la grupo no lo hace.
La tino popular sugiere que conservemos documentos importantes durante siete primaveras, por razones que, recordamos vagamente, tienen poco que ver con los impuestos.
Para aquellos de nosotros que tenemos registros en papel que datan de la compañía Clinton, eso parecería significar que podemos tirarlos a la basura.
¿Pero eso significa todo?
Planteamos esas preguntas a contadores y expertos en impuestos. Esto es lo que nos dijeron.
Comencemos con la manifiesto de impuestos, un documento casi universal que cumple con nuestro deber anual para con el Tío Sam.
“El IRS puede auditarlo sin motivo alguno, o con cualquier motivo, durante tres primaveras a partir de la plazo en que presentó su manifiesto”, dijo Paul Mendelsohn, contador palpable certificado en Livingston, Nueva Chaleco.
“El IRS tiene más tiempo”, más allá de los tres primaveras, “si paga tarde, presenta una manifiesto enmendada, presenta una manifiesto fraudulenta o deja de lado ingresos que son al menos el 25% de lo que informó”, dijo.
La regla de los siete primaveras existe, en parte, porque el IRS “normalmente tiene hasta seis primaveras para auditar su manifiesto si hay un problema importante, como ingresos no declarados”, dijo Mark Gallegos, contador palpable certificado en Chicago. El séptimo año “es sólo un amortiguador”.
Sin requisa, hay casos en los que incluso siete primaveras no son suficientes.
Ejemplo: No hay techo de tiempo para perseguir a las personas que presentan una manifiesto de impuestos fraudulenta, o no hay ninguna manifiesto.
“Si nunca presentaste una manifiesto de impuestos, el estatuto nunca comienza, por lo que tendrías que sostener registros indefinidamente”, dijo Scott Brillhart, contador palpable certificado en Chicago.
En pocas palabras: conserve sus declaraciones de impuestos durante al menos siete primaveras, si no para siempre.
Guarde sus declaraciones de impuestos durante al menos siete primaveras, dicen los expertos en impuestos.
Los documentos que presenta con su manifiesto de impuestos o que utiliza para prepararla, incluidos los formularios W-2, 1099, recibos y registros de gastos, “normalmente pueden desecharse luego de siete primaveras”, dijo Gallegos.
De hecho, la mayoría de nosotros no necesitaremos los documentos de respaldo durante más de tres primaveras, dijo Mendelsohn.
Y así, como insignificante, mantenga esos registros “durante tres primaveras a partir de la plazo en que presentó su manifiesto diferente, o dos primaveras a partir de la plazo en que pagó el impuesto, lo que ocurra más tarde”, dijo.
En pocas palabras: mantenga los documentos fiscales de respaldo durante al menos tres primaveras, e idealmente durante siete.
No es difícil guatar una caja con extractos bancarios y de tarjetas de crédito antiguos, recibos de suscripción y otros documentos con gran cantidad de números de instituciones financieras.
Esos “pueden triturarse luego de un año, a menos que los conserve para fines fiscales”, dijo Mendelsohn.
Michelle Crumm, planificadora financiera certificada y experta en impuestos en Ann Arbor, Michigan, aconseja a los clientes que mantengan registros bancarios y de tarjetas de crédito durante siete primaveras completos.
“Conserve una copia digital si le preocupa no retornar a tener comunicación”, dijo.
En pocas palabras: conserve los extractos bancarios y de tarjetas de crédito durante al menos un año, y posiblemente durante siete.
Aquí hay una excepción a la regla de los siete primaveras. Piense en ello como siete primaveras más.
Si es propietario de una casa u otro activo de inversión, los documentos correspondientes “deben conservarse mientras sea propietario de la propiedad” o de la inversión “y durante al menos siete primaveras luego de venderla”, dijo Gallegos.
La razón: “Estos registros son esencia para determinar la saco de sus costos, lo que afecta la cantidad de impuestos que podría obligarse cuando vende”, dijo.
La saco del costo es el valencia diferente de un activo, calculado a existencias fiscales, según el sitio de periodismo financiero Investopedia. Ese valencia ayuda a determinar la provecho de renta, que es la diferencia entre la saco del costo y el valencia de mercado presente del activo.
“Salvaguarde la escritura de su casa, el título del automóvil, su hipoteca”, o el arrendamiento o préstamo del automóvil, “siempre que sea propietario de la propiedad”, dijo Mendelsohn.
En pocas palabras: mantenga registros de propiedades e inversiones mientras sea propietario de los activos e, idealmente, durante siete primaveras luego de venderlos.
La regla de más de siete primaveras igualmente se aplica a estos documentos, dijo Gallegos.
“Conserve los registros de su IRA o 401(k) mientras la cuenta esté activa y durante siete primaveras luego de su suspensión”, dijo. “Son importantes para avalar que las distribuciones se informen correctamente”.
Las distribuciones de cuentas de compensación (es afirmar, retiros) se incluyen en su manifiesto de impuestos. Algunos pagan impuestos; algunos no lo son. De cualquier modo, querrás conservar los registros.
En pocas palabras: mantenga registros de la cuenta de compensación mientras la cuenta esté abierta y durante siete primaveras luego de su suspensión.
Conserve su polímero de Seguro Social para siempre, aconsejan los expertos en impuestos.
Crumm, la experta en impuestos de Michigan, enumera varios tipos de registros que sus clientes nunca deberían desechar. Entre ellos: papeles de apadrinamiento, actas de inicio, actas de defunción, sentencias de divorcio, demandas, actas de himeneo, diplomas y expedientes académicos, registros de sanidad y vacunas, y tarjetas de Seguro Social.
Si tiene registros de impuestos sobre sucesiones o donaciones, dice Gallegos, debe conservarlos para siempre.
Algunos registros son redundantes. Cuando recibe una nueva evaluación del impuesto a la propiedad, probablemente sea seguro desechar la auténtico, dijo Crumm.
Otros documentos que puede destruir de forma segura cuando obtenga uno nuevo: informes de crédito, extractos de la Seguridad Social y registros de vehículos.
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Si tiene un documento antiguo que no se menciona anteriormente, dijo Mendelsohn, probablemente esté seguro siguiendo la regla de los siete primaveras.
Hay excepciones. Si es propietario de un negocio, no presentó una manifiesto de impuestos o lo demandan, es posible que desee conservar hasta el extremo fragmento de papel asociado.
De lo contrario, probablemente pueda desaparecer.
Este artículo apareció originalmente en USA TODAY: Documentos ‘para siempre’: estos son los registros que nunca debes desechar
